In 5 Schritten zur korrekten Rechnung!

Schluss mit fehlerhaften Rechnungen: So geht’s schnell & korrekt

11.04.2024 um 11:17 Uhr

Rechnungsrückläufer sind nervig und verursachen unnötigen Aufwand. Mit der Lexoffice-Sofware werden fehlerhafte Rechnungen vermieden.

Korrekte und professionelle Rechnungen sind für ein erfolgreiches Business essenziell. Treten dabei Fehler auf, dürfen Kunden die Zahlung verweigern und der Umsatz lässt auf sich warten.

Zudem bedeuten Rechnungsrückläufer viel Mehraufwand: Eine Stornierung kostet unnötig Zeit und Nerven und kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Typische Problemstellen sind beispielsweise fehlende fortlaufende Rechnungsnummern als Nachweise einer lückenlosen Buchhaltung und der korrekte Ausweis der Umsatzsteuer. Kurzum: Durch einwandfreie Rechnungen lässt sich unnötiger Ärger vermeiden.

Grundsätze einer ordentlichen Buchhaltung sollten befolgt werden

Trotzdem: Viele Selbständige schreiben ihre Rechnungen noch immer mit Word oder Excel. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Eine professionelle Buchhaltungssoftware vermeidet dagegen Stress mit Kunden und Finanzamt, hinterlässt einen professionellen Eindruck und die Grundsätze einer ordentlichen Buchhaltung werden befolgt. Dazu zählen:

Alle steuerlich relevanten Dokumente wie Rechnungen gilt es unveränderbar zu erstellen und aufzubewahren (also GoBD-konform). Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Alle steuerlich relevanten Unterlagen zu sämtlichen Geschäftsvorfällen gilt es zu dokumentieren und bis zu zehn Jahre lang vollständig aufzubewahren, damit sie im Fall einer Prüfung jederzeit zugänglich sind.

Beim Erstellen von Rechnungen sind außerdem diese Punkte zu beachten:

Lassen sich Logos und das Corporate Design in die Rechnung einbinden?
Lassen sich die Rechnungen direkt per Post oder E-Mail veschicken?
Kann die Buchhaltungssoftware Angebote automatisch in Rechnungen umwandeln?
Ist ein Mahnwesen in die Rechnungssoftware integriert, das automatisch erkennt, wann Zahlungen überfällig sind?
Ist die Zahl der Rechnungen pro Jahr beschränkt?

Alle diese Punkte erfüllt beispielsweise Lexoffice*, aktuelle Testsieger der Testzeitschrift „IMTEST“. Mit dieser Software (GoBD testiert) schreiben Sie schnell und komfortabel unbegrenzt Rechnungen, passen diese dem Firmendesign an und gleichen Eingänge und Kosten mit dem Bankkonto ab. Dabei lassen sich Rechnungen einfach von jedem Computer mit Internetzugang oder mit der Lexoffice-App online erstellen – egal, wo man sich gerade aufhält.

Ideal vor allem für Kleinunternehmer, die bisher mit herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen gearbeitet haben. Ebenfalls praktisch: Kunden, Artikel und Dienstleistungen lassen sich aus anderen Systemen via CSV importieren. Auch wenn das nicht möglich ist, erweist sich die Rechnungserstellung als simpel und effizient.

Darüber hinaus bietet Lexoffice viele Zusatzfunktionen: Dazu gehören zum Beispiel das Anhängen von AGBs, der Wechsel von Einheiten (z.B. Stück, Stunde, Kilogramm), das Arbeiten mit Serienrechnungen, innergemeinschaftliche Lieferung oder Abschlagsrechnungen.

Rechnungen erstellen mit Lexoffice in 5 Schritten

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1. Im Lexoffice-Dashboard klicken Sie oben rechts auf Neue Rechnung. Die selbsterklärende Eingabemaske führt Sie nun Schritt für Schritt durch die Belegerstellung. Falls noch nicht geschehen, legen Sie zunächst den Kunden inklusive Anschrift und Kontaktdaten an. Ansonsten klicken Sie einfach ins oberste Feld und wählen im Dropdown-Menü den gewünschten Kunden aus.

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2. Lexoffice sorgt dafür, dass auf Ihren Rechnungen alles Wichtige steht – Sie müssen nur noch die Daten ergänzen. So fügt der Dienst automatisch sorgfältig ausformulierte Standardtexte in die Rechnung ein, beispielsweise einen Einleitungstext und eine Nachbemerkung. Die Texte können Sie bedenkenlos verwenden. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, die Formulierungen zu editieren oder eigene Texte einzufügen.

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3. Tragen Sie nun die Positionen der Rechnung inklusive Menge, Preis, Umsatzsteuer und ggfs. Rabatt ein. Tipp: An dieser Stelle haben Sie Möglichkeit, Positionen abzuspeichern, um diese einfach für künftige Rechnungen übernehmen zu können. Klicken Sie dazu unter einer Belegposition auf Produkt/Service anlegen. Anschließend erscheint eine Maske inklusive Feldern für Bezeichnung, Beschreibung, Nettopreis und Bruttopreis sowie Einheit. Per Klick auf Speichern übernehmen Sie die Einträge anschließend als Beleg-Position für künftige Angebots– oder Rechnungsstellungen. Schon während der Eingabe der einzelnen Posten berechnet Lexoffice automatisch den Gesamtbetrag abzüglich eingeräumter Rabatte oder Boni.

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4. Weiter geht’s mit der Vorschau: Prüfen Sie, ob alle Angaben in der Rechnung sowie das Layout auf Richtigkeit. Falls nötig, springen Sie mit einem Klick auf den Pfeil oben links zurück zur Bearbeitung. Ansonsten haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit über Alternative anlegen individuelle Rechnungen zu gestalten. Dabei haben Sie die Wahl aus anpassbaren Vorlagen sowie komplett eigenen Designs inklusive Firmenlogo. Gut zu wissen: Wichtige Firmendaten wie die Bankverbindung oder Kontakt müssen Sie für die Ausgangsbelegerzeugung nur einmal eingeben. Anschließend werden diese automatisch auf allen Belegen platziert.

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5. Alles fertig und korrekt? Mit einem Klick auf Per E-Mail senden ist die Rechnung schon so gut wie bei Ihrem Kunden. Sie müssen nicht einmal einen Text verfassen, sondern nutzen einfach die Vorlage. Die Rechnung fügt Lexoffice* automatisch als Anhang hinzu. Alternativ lässt sich die Rechnung ausdrucken, als PDF oder einfach als Entwurf zu speichern.

Unser Fazit: Lexoffice macht das Schreiben von Rechnungen zum Kinderspiel. Und im Gegensatz zur Erstellung mit Excel oder einer Wordvorlage, die sowieso nicht GoBD-konform sind, reduziert sich der regelmäßige Aufwand auf ein Minimum.

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