Papierloses Büro: So klappt es mit der Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit ist das Wort der Stunde. Mehr und mehr Unternehmen entwickeln mittlerweile ein Umweltbewusstsein. Angefangen bei der CO2-neutralen Fabrik bis hin zum grünen Webhosting: Es gibt viele Möglichkeiten, einen Beitrag gegen den Klimawandel zu leisten. So setzt sich langsam, aber sicher das Konzept des papierlosen Büros durch, auch wenn Deutschland bekanntlich in Sachen Digitalisierung leider als Nachzügler gilt. Dem papierlosen Büro gehört die Zukunft – aus vielerlei Gründen.

Was spricht für das papierlose Büro?

Die Papierproduktion ist energieintensiv und benötigt zudem viel Wasser. Kein Wunder also, dass die Papierpreise im letzten Jahr durch die Decke gingen, die eine oder andere Branche in Bedrängnis brachten und das papierlose Büro in den Fokus rückten. Des Weiteren pusten Laserdrucker und Kopierer Feinstaubpartikel in die Luft. Das ist schädlich für die Gesundheit all derer, die in einem Büro arbeiten, in dem tagtäglich diese raumklimaverschlechternden Geräte im Dauerbetrieb sind.

Zugegeben, es gibt Unternehmen, die auf eine ordnungsgemäße Buchführung in Papierform nach wie vor angewiesen sind. Doch sollte zur Diskussion gestellt werden, ob es wirklich notwendig ist, jedes Dokument auszudrucken und prallgefüllte Aktenordner endlos aneinanderzureihen. Immerhin gibt es heutzutage genügend digitale Alternativen, etwa praktische Software-Lösungen, die nicht nur Papier, sondern auch Geld und Zeit einsparen.

Weniger Papier im Büro: So geht‘s

Wir verraten, welche 5 einfachen Maßnahmen helfen, um den Papierverbrauch im Betrieb zu minimieren und dem Ideal vom papierlosen Büro näherzukommen:

#1 - Papierfresser identifizieren

Welche Abteilungen kommen ohne Papier nicht aus, welche können auf Papier weitestgehend verzichten? Welches Team geht verschwenderischer um als andere? Wo lassen sich Prozesse so optimieren, dass der Papierverbrauch reduziert wird? Stellen Sie alles rund ums Papier infrage. Die Antworten darauf zeitigen mitunter direkt größere Erfolge im Kampf gegen unnötige Papierexzesse.

#2 - Der Aktenordner war gestern, die Cloud ist morgen

Aktenordner sind, wie bereits erwähnt, noch nicht in allen Fällen ersetzbar. Ist eine analoge Ordnerstruktur aber nicht obligatorisch, stellt eine professionelle Cloud-Lösung das Mittel der Wahl dar. Wer auf die allseits bekannten Lösungen von Google, Microsoft und Co. setzt, kann sich auf höchste Sicherheitsstandards und ausreichenden Speicherplatz verlassen. Selbstredend ist eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter ratsam.

#3 - Dokumente digitalisieren

Schaffen Sie einen Dokumentenscanner an. Damit digitalisieren Sie alle papierenen Dokumente am schnellsten. Ja, das ist ein gewisser Aufwand. Aber es lohnt sich: In einem digitalen Archiv machen Sie Dokumente viel einfacher ausfindig. Das spart Zeit und ist zweifelsohne ein großer Vorteil des papierlosen Büros.

#4 - Buchhaltung im digitalen Zeitalter

Ob Solo-Selbstständiger oder mittelständisches Unternehmen: Eine saubere Buchhaltung ist das A und O. Die Buchhaltung geht mit einer dafür vorgesehenen Software viel schneller von der Hand. Unser Tipp: lexoffice vom Marktführer Lexware. Die Buchhaltungssoftware ist 27-facher Testsieger und punktet unter anderem mit einem großen Funktionsumfang. Angefangen beim Schreiben von Rechnungen über die Vorbereitung der Steuererklärung bis hin zum Digitalisieren von Belegen. Neukunden bezahlen für lexoffice aktuell nur die Hälfte. Das Starterpaket kostet dadurch nur 3,45 Euro statt 6,90 Euro im Monat*.

#5 - Digitale Dienste miteinander verbinden

Buchhaltungsprogramme wie lexoffice haben etliche Schnittstellen, etwa zu Paypal, DATEV oder shopify. Generell ist die digitale Konnektivität das größte Potenzial des papierlosen Büros. Outlook mit dem digitalen Dokumentenarchiv verknüpfen? Kein Problem! Das Projetmanagement-Tool mit der Cloud verbinden? Kinderleicht und agil!

Die mit einem „*“ gekennzeichneten Links sind sogenannte Affiliate-Links. Die verlinkten Angebote stammen nicht vom Verlag. Wenn Sie auf so einen Affiliate-Link klicken und über diesen Link einkaufen, erhält die Funke Digital GmbH eine Provision von dem betreffenden Onlineshop. Für Sie als Nutzer verändert sich der Preis nicht, es entstehen für Sie hierdurch keine zusätzlichen Kosten. Die Einnahmen tragen dazu bei, Ihnen hochwertigen, unterhaltenden Journalismus kostenfrei anbieten zu können.